Pare de receber nota e documento de fornecedor por e-mail

A relação com fornecedor e com empreiteiro gera um fluxo constante de documento. Nota fiscal, boleto, cotação, comprovante, medição, certidão. E na maioria das empresas, esse fluxo acontece do jeito mais frágil possível, por e-mail e por WhatsApp. O fornecedor manda a nota no e-mail, alguém da sua equipe baixa, confere com o pedido, renomeia, salva numa pasta, lança no sistema, e responde confirmando. Multiplique isso por todos os fornecedores e por todos os documentos do mês, e você tem uma operação inteira girando em torno de anexos de e-mail.

Esse modelo funciona até certo volume. Depois dele, vira um gargalo cheio de documento perdido, retrabalho e nenhuma rastreabilidade.

O problema de receber documento por e-mail

O e-mail não foi feito para ser um processo. Ele não controla se o documento veio completo, não confere se bate com o pedido, não avisa o fornecedor do andamento, não guarda um histórico organizado. Tudo isso fica por conta de uma pessoa, que vira a central de triagem de documento. Quando ela está sobrecarregada, ou de férias, o fluxo trava.

E do lado do fornecedor a experiência também é ruim. Ele manda a nota e fica no escuro, sem saber se foi recebida, se foi aprovada, quando vai ser paga. Então ele liga, manda mensagem, cobra. O que gera mais trabalho para a sua equipe, do outro lado.

O custo de um fluxo sem controle

Receber documento por e-mail custa em várias frentes. Custa tempo, com gente baixando, conferindo, renomeando e lançando documento na mão. Custa erro, porque a conferência manual entre a nota e o pedido falha, e nota errada que passa vira problema fiscal e financeiro. Custa rastreabilidade, porque quando você precisa achar um documento ou entender o que aconteceu com uma nota, a resposta está perdida em alguma caixa de e-mail. E custa relação, porque o fornecedor sem visibilidade vira um fornecedor que cobra.

O caminho é o autosserviço do fornecedor

A solução é virar a lógica. Em vez de o fornecedor mandar o documento para alguém processar, ele acessa um portal e registra ali mesmo, identificando o pedido, anexando a nota, preenchendo o necessário. O sistema confere o básico na entrada, encaminha para a análise interna, e mantém o fornecedor informado do andamento sem ninguém precisar responder e-mail. A sua equipe deixa de ser a central de triagem e passa a cuidar só do que exige análise.

Esse portal é específico do seu processo de compras e da sua relação com fornecedor e empreiteiro, e por isso ele é construído sob medida, conectado ao sistema que você já usa.

Como a JYNX entra

A JYNX constrói o portal do fornecedor e do empreiteiro, conectado ao seu sistema, sem trocar o que você tem. Em vez de um produto pronto que não encaixa no seu fluxo, ou de um projeto longo, a JYNX arquiteta o portal rápido, mostra um protótipo do fornecedor registrando a nota e acompanhando o andamento antes de construir, e desenvolve a partir da sua realidade. A inteligência artificial lê a nota e o documento que o fornecedor enviou e preenche os dados sozinha, e a troca de documento sai do e-mail e vira um processo com controle e histórico.

Se a sua equipe ainda vive baixando nota de fornecedor do e-mail, mostre o seu processo para um especialista da JYNX. A gente arquiteta rápido, apresenta o protótipo, e desenvolve a partir do que você já tem.