Dois sistemas que não conversam, e alguém digitando o mesmo dado duas vezes

Numa empresa que cresceu, é comum encontrar uma cena curiosa. Uma pessoa com dois sistemas abertos na tela, olhando de um para o outro, e digitando no segundo o mesmo dado que acabou de ler no primeiro. O pedido que entrou num sistema é redigitado no sistema de produção. A nota lançada num lugar é relançada no financeiro. O cadastro feito numa ponta é refeito na outra. É trabalho que existe só porque os dois sistemas não se falam.

Esse retrabalho é tão comum que virou rotina, e por ser rotina ninguém soma o que ele custa. Mas ele custa, e custa de um jeito que vai além das horas perdidas.

Por que os sistemas não conversam

Quase nunca é por falta de cuidado. É porque os sistemas chegaram em momentos diferentes. A empresa começou com um sistema para uma coisa, depois adotou outro para outra necessidade, de um fornecedor diferente, numa época diferente. Cada um resolve bem o seu pedaço. O problema é o espaço entre eles, que ninguém comprou pronto, porque integração entre dois sistemas específicos não vem na caixa.

Então o espaço entre os sistemas é preenchido por uma pessoa. Ela vira a integração humana, a ponte que carrega o dado de um lado para o outro, na mão, todo dia.

O custo é maior do que as horas

O mais óbvio é o tempo, e ele já é caro. Mas o problema mais sério da digitação dupla é a divergência. Quando o mesmo dado vive em dois sistemas e é digitado duas vezes, cedo ou tarde os dois deixam de bater. Um foi atualizado, o outro não. Um tem o valor certo, o outro tem o valor antigo. E aí começa a dúvida sobre qual sistema está com a verdade, que é um veneno para qualquer decisão.

Some a isso o erro de digitação, que é inevitável em qualquer transcrição manual, e o atraso, porque o dado só passa de um sistema para o outro quando a pessoa tem tempo de fazer a passagem. O resultado é uma operação que trabalha mais para ter informação pior.

A saída não é trocar um dos sistemas

A reação comum é achar que um dos sistemas é o culpado e que a solução é trocar por outro que faça as duas coisas. Raramente é o melhor caminho. Os dois sistemas costumam ser bons no que fazem, e trocar um deles é caro, arriscado, e provavelmente cria um novo vão com algum terceiro sistema.

O que falta não é trocar, é conectar. É construir a ponte entre os dois, para que o dado passe de um lado para o outro sozinho, sem a pessoa no meio. Essa ponte é específica dos seus dois sistemas e do seu processo, e por isso ela é feita sob medida.

Como a JYNX entra

A JYNX constrói essa integração entre os seus sistemas, sem trocar nenhum dos dois. Em vez de um produto pronto que promete conectar tudo mas não conhece a sua realidade, ou de um projeto longo, a JYNX arquiteta a conexão rápido, mostra um protótipo do dado fluindo de um sistema para o outro antes de construir, e desenvolve sob medida. Onde fizer sentido, a inteligência artificial entra para ler e tratar o dado na passagem, em vez de alguém digitar. A pessoa que era a ponte volta a fazer o trabalho dela, e os dois sistemas passam a contar a mesma história.

Se na sua empresa alguém ainda digita o mesmo dado em dois lugares, mostre os dois sistemas para um especialista da JYNX. A gente arquiteta rápido, apresenta o protótipo, e desenvolve a partir do que você já tem.