O mapa do contas a pagar em uma página

No contas a pagar de muita empresa, a nota chega por e-mail e ninguém confere com o pedido e com o que foi recebido. O pagamento sem pedido é aprovado numa conversa. Um pedido de troca de conta bancária chega por e-mail, e alguém troca. Quem monta o pagamento é o mesmo que libera no banco. E o fluxo de caixa só mostra o furo quando ele já aconteceu.

Antes de qualquer ferramenta de IA, vale olhar o processo inteiro, numa página, e escolher onde a IA entra.

Por que desenhar antes de comprar

A IA acelera o que já existe. Num contas a pagar com etapas claras, ela tira trabalho de leitura e conferência. Num processo em que ninguém sabe quem aprova o quê, ela só deixa o erro mais rápido.

O mapa responde três perguntas antes de qualquer compra:

1. Quais são as etapas, na ordem.

2. Em cada etapa, quem faz e onde está a informação.

3. Em cada etapa, o que a IA pode preparar e quem decide.

O mapa, etapa por etapa

O mapa abaixo é de uma empresa fictícia, com dados fictícios. Ele mostra cinco etapas, do pedido de pagamento ao extrato.

1. A nota. A nota é conferida com o pedido de compra e com o recebimento. Quando os três conferem, o título segue. Divergência de preço ou de quantidade fica retida, e a nota sem pedido vira uma solicitação. O que a IA faz: lê a nota e o boleto. Quem decide: quem confere a divergência.

2. A aprovação. Cada solicitação tem uma cadeia de aprovação montada pelo valor. Primeiro aprova o gestor da área, e os valores maiores sobem para a controladoria e a diretoria. Quem abriu não aprova, e cada decisão fica registrada. O que a IA faz: sugere a classificação da despesa. Quem decide: quem está na cadeia de aprovação.

3. O fornecedor. A troca de conta bancária também é uma solicitação. Ela registra como o pedido chegou e a confirmação pelo telefone do cadastro. Fornecedor com conta alterada ou certidão vencida fica bloqueado e não entra no pagamento. O que a IA faz: alerta troca de conta e valor fora do padrão. Quem decide: quem confirma a troca com o fornecedor.

4. A tesouraria. Os pagamentos aprovados formam a fila. A tesouraria monta o lote, e outra pessoa libera. Quem montou não libera. O que a IA faz: nada. Aqui decide uma pessoa.

5. O extrato. O extrato é conciliado quando o valor e o título casam. Quando não casam, a IA sugere, e uma pessoa confirma. O que a IA faz: sugere a conciliação. Quem decide: quem confirma a baixa.

Repare na etapa 4. O mapa serve para mostrar onde a IA entra, e também onde ela fica de fora. Em pagamento, a separação entre quem monta e quem libera é uma regra de controle, e nenhuma tarefa de IA a substitui.

O que o mapa revela

Desenhado assim, o processo mostra três coisas que a planilha esconde:

• Onde a decisão depende de uma pessoa só. Se uma etapa tem um único nome, o processo para quando essa pessoa sai de férias.
• Onde a informação se perde. Toda vez que um dado passa de um e-mail para uma planilha, há uma chance de erro.
• Onde a IA ajuda de fato. São as etapas de leitura, classificação e conferência, que se repetem toda semana.

Como desenhar o mapa do seu processo

Pegue um processo que dói hoje, como o contas a pagar, a admissão ou a cotação, e siga quatro passos:

1. Liste as etapas na ordem, do pedido ao fim, numa folha só. Se não couber, o processo tem etapas demais ou está misturado com outro.

2. Para cada etapa, escreva quem faz e onde está a informação: e-mail, planilha, sistema ou cabeça de alguém.

3. Marque o que é leitura, classificação ou conferência. Essas são as candidatas à IA.

4. Marque quem decide em cada etapa. Se ninguém sabe dizer, esse é o primeiro problema a resolver, antes de qualquer ferramenta.

Faça o mapa com quem executa o processo, além de quem o gerencia. As exceções que só quem opera conhece são o que separa um mapa útil de um desenho bonito.

Como a Jynx entra

Desenhar o processo é a etapa 3 do IA na Operação em 90 Dias. O desenho sai do levantamento feito com o time nos dois dias de imersão e é validado com vocês antes de seguir. Ele pode partir de uma solução que a Jynx já tem, como a do financeiro, ou virar um sistema único para a empresa.

Depois, o seu time constrói junto, com um encontro por semana com os consultores até o dia 90. O sistema se conecta ao ERP que a empresa já usa, e o que o time construiu é da empresa.