Sistema alugado ou sistema seu: de quem é o código, as regras e os dados

Some as mensalidades da sua empresa. O sistema de vendas, cobrado por usuário. O financeiro. O de gestão. Talvez um de recursos humanos, outro de chamados, uma planilha que alguém montou para ligar dois deles.

Cada um resolve um pedaço. Cada um tem a sua mensalidade. E cada um guarda os dados da sua empresa nos servidores de outra empresa, que segue as regras dela.

Um não conversa com o outro, e o processo fica no meio, na planilha. E nada disso vira seu.

O custo que não aparece na fatura

A mensalidade é o custo que todo mundo vê. Há outros três, que só aparecem com o tempo.

O processo fica no vão. Quando cada área tem o seu sistema, o que acontece entre elas, como o pedido que vira compra ou a compra que vira pagamento, passa por e-mail e por planilha. É ali que o dado é digitado duas vezes e que os números deixam de bater.

A evolução tem outro dono. Um sistema contratado evolui no ritmo de quem o vende. Se a sua empresa muda o processo, a ferramenta pode acompanhar ou não, e a decisão é de quem a fornece.

A saída tem um preço. Quando o contrato acaba, a empresa precisa saber o que leva embora: os dados, em que formato, e as regras que configurou. Muita empresa só descobre isso no dia de sair.

Sinais de que o processo ficou no vão

• Alguém exporta um relatório de um sistema para colar em outro, toda semana.
• O mesmo cadastro existe em dois lugares, com dados diferentes.
• A aprovação de uma etapa acontece por mensagem, fora de qualquer sistema.
• Ninguém sabe dizer em qual sistema está o número certo.
• Uma pessoa é a única que sabe ligar as pontas.

Se dois ou mais aparecem na sua empresa, é provável que o pedaço que é só seu more numa planilha. É por ele que vale começar, porque é ali que o processo da empresa se diferencia e onde a dependência de outra empresa mais pesa.

A cadeira e o sistema

Pense numa cadeira. Você compra, e ela fica pronta. Ela vai ser a mesma cadeira daqui a cinco anos.

Um sistema é diferente, porque está sempre em evolução. A empresa muda, o processo muda, e o sistema acompanha. Por isso importa quem decide como ele evolui: você ou o dono da ferramenta.

Sistema contratado tem o seu lugar. Uma ferramenta de mercado faz bem o que é comum a toda empresa, e ninguém precisa construir o próprio e-mail. A pergunta é sobre o pedaço que é só seu: o jeito como a sua empresa compra, produz, aprova e atende. É nesse pedaço que a escolha pesa.

Três perguntas antes de contratar o próximo sistema

1. Onde ficam os dados? Em que servidor, de quem, e quem tem acesso. Se um serviço de IA de fora lê ou guarda alguma coisa, isso também precisa estar escrito.

2. Quem decide a próxima mudança? Se o processo mudar no ano que vem, quem altera o sistema, em quanto tempo e com que custo.

3. O que fica com a empresa se o contrato acabar? Os dados, as regras configuradas e o que foi construído. Peça a lista por escrito, antes de assinar.

As três respostas não dizem se o sistema é bom ou ruim. Dizem quanto do seu processo vai depender de outra empresa.

O meio do caminho

A escolha raramente é entre alugar tudo e construir tudo do zero. Há um meio do caminho: manter o ERP e as ferramentas que funcionam e construir só o pedaço que é da sua operação, conectado ao que a empresa já usa.

Nesse modelo, o sistema conversa com o ERP, os dados ficam sob o controle da empresa, e o que foi construído pertence a ela.

Como a Jynx entra

No IA na Operação em 90 Dias, o time desenha com a Jynx o processo da área escolhida. Quando a Jynx constrói, o sistema se conecta ao que a empresa já usa, e os dados ficam sob o controle dela.

O que o time construiu é da empresa: o código, as regras e os dados. No dia 91, o time pode seguir sozinho. Pode pedir que a Sustentação Jynx mantenha e melhore o que está no ar, todo mês. Ou pode fazer uma semana de construção com a Jynx para ir mais rápido.