Conferente de Despesa e Cartão Corporativo
Fecha o ciclo da despesa: casa cada linha da fatura de cartão com comprovante e propõe o reembolso.
Agente aqui não é robô nem programa solto. É um trabalho: ele ocupa uma função que hoje alguém faz na mão, deixa a etapa pronta e chama uma pessoa para decidir.
A função que ele ocupa
Fechar o ciclo da despesa de quem viaja e de quem compra com cartão: o comprovante existe, é legível, está no período, o valor bate, o tipo é reembolsável, não é duplicata, e a linha da fatura do cartão corresponde a um comprovante entregue.
Como funciona
Duas frentes que hoje quase nunca se encontram. Na prestação de contas, recebe o que o RH-10 Conferente de Despesas já conferiu contra a política e propõe o título de reembolso com o rateio por área. Na fatura de cartão, lê a fatura, casa cada linha com o comprovante e com a prestação de contas correspondente, e produz três listas: linha com comprovante, comprovante sem linha, e linha sem nenhum comprovante, que é a que interessa. O que sobra na terceira lista vira cobrança ao portador do cartão, com dono e prazo.
O que entrega
O título de reembolso proposto com rateio por área e as três listas do confronto entre fatura de cartão e comprovantes.
Ele pode vir dos dois jeitos. Ou dentro de um sistema feito pela JYNX, ou ligado por fora ao sistema que a sua empresa já usa hoje, sem trocar nada.
Dentro de um sistema JYNX
Propõe o reembolso como título, e a pendência de comprovante como tarefa com dono.
Ligado ao sistema que você já tem
Lê a fatura e a base de comprovantes e devolve as três listas, sem escrever nada.
O que ele precisa receber da sua empresa
- despesa {colaborador, data, valor, tipo, comprovante}
- política {tipo reembolsável, teto} como parâmetro
- fatura de cartão {portador, data, estabelecimento, valor}
O que ele nunca faz sem você
- aprovar reembolso
- pagar
- recusar despesa
- glosar valor por conta própria
- descontar em folha: desconto é decisão de pessoa e passa pelo RH
Em tudo que aprova, paga, compra, contrata, desliga ou comunica, o agente deixa pronto e propõe. Quem assina é uma pessoa, sempre.
Para funcionar, precisa que exista
De leitura de documento.
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